SAJ Procuradorias: USP passa a contar com sistema de gestão digital na Procuradoria Jurídica

SAJ Procuradorias: USP passa a contar com sistema de gestão digital na Procuradoria Jurídica

USP implanta SAJ Procuradorias para agilizar processos

Na busca por mais agilidade em suas atividades, a Procuradoria-Geral da Universidade de São Paulo (USP) implantou o SAJ Procuradorias há dois meses e já começa a notar resultados positivos.

A USP é a maior universidade pública da América Latina e uma das mais respeitadas do mundo. Atualmente, a Procuradoria gerencia mais de 20 mil processos. A Procuradoria da USP tem processos tramitando em vários Tribunais, mas milhares deles estão no Tribunal de Justiça de São Paulo (TJSP), que só recebe processos em formato digital. Entretanto, a Procuradoria ainda trabalha com processos físicos, o que gera, além de retrabalho, muitas atividades mecânicas e repetitivas. A implantação do SAJ Procuradorias vai trazer mais produtividade e transparência ao trabalhos dos procuradores e dos servidores.

Mais agilidade, transparência e economia

A homologação do módulo Contencioso deve mudar consideravelmente a rotina na Procuradoria da USP. Um dos setores que mais vão notar a adoção do processo digital é a Seção de Acompanhamento de Feitos Judiciais (Scafjud). Hoje, o setor precisa fazer um espelho com folhas de papel de todos os processos da Procuradoria. Entre as movimentações de todos os processos, são cerca de 800 folhas por dia.

A Scafjud é responsável por acompanhar todas as movimentações dos processos, desde a instauração até o arquivamento. São inúmeras atualizações todos os dias, envolvendo cerca de 20 mil processos, que devem ser encaminhadas aos procuradores responsáveis.

“No nosso caso, há um fator dificultador. Nosso setor ficar em um prédio diferente do prédio dos procuradores. Precisamos nos deslocar várias vezes por dia pelo campus para entregar os documentos”, conta Erick Santos, chefe da Seção de Acompanhamento de Feitos Judiciais da USP.

Os servidores deste setor ainda precisam fazer as publicações no Diário Oficial, que com o SAJ Procuradorias passa a ser uma tarefa automática. “Nossa expectativa é que o sistema possa tornar o trabalho mais automático e eficiente possível. Hoje, tudo é físico. Precisamos pesquisar manualmente para saber de qual processo é cada atualização. O processo digital vai pular essa etapa e otimizar nosso tempo”, destaca Santos.

Conhecimento compartilhado

A conclusão dos treinamentos do módulo Consultivo, no primeiro semestre, trouxe uma novidade para a rotina dos procuradores: o Portal de Gestão do Conhecimento. Quase 80 mil pareceres foram migrados para o SAJ Procuradorias.

Além da consulta dos pareceres já publicados, o Portal de Gestão do Conhecimento permite o compartilhamento de modelos de peças processuais. Essa possibilidade de disseminar boas práticas entre os procuradores incentivou um dos servidores da Procuradoria a elaborar 12 modelos logo no início da implantação do módulo Consultivo, em maio.

“Uma das coisas mais difíceis nas organizações é a disseminação do conhecimento. Na área jurídica, é ainda mais difícil, pois a sociedade precisa de respostas rápidas. Por isso, é muito rico ter um banco de pareceres onde se pode consultar o que a instituição já falou e se basear em novos pareceres de forma mais rápida”, argumenta Salvador Ferreira da Silva, procurador assessor do Gabinete da Procuradoria, servidor da USP há 38 anos.

A possibilidade de compartilhar conhecimento e boas práticas modificou a rotina dos servidores da Procuradoria em pouco tempo com o sistema. “O SAJ Procuradorias otimizou nossa rotina, trouxe praticidade. Inclusive, notei que os servidores se sentem mais motivados porque o trabalho está mais organizado. Sinto que todos estamos mais entusiasmados com essa nova ferramenta de trabalho”, avalia Ferreira da Silva.

Servidores engajados nos treinamentos

A Procuradoria acaba de concluir a homologação do Contencioso. É uma etapa na qual alguns procuradores e servidores testam o sistema antes de ele, efetivamente, ser disponibilizado para todos. A homologação é importante para ajustar, na solução SAJ Procuradorias, todas as particularidades da rotina da Procuradoria.

“Há uma grande expectativa em torno deste projeto. Com o SAJ Procuradorias, a Universidade poderá fazer a integração com o Tribunal. Isso vai agilizar muitas atividades internas, principalmente com relação à migração do processo físico para o processo digital. Só a informatização da Procuradoria da USP já vai trazer muito mais celeridade à rotina dos servidores”, argumenta Ésio Mendes, gerente de Consultoria da Softplan, desenvolvedora da solução.

“A postura dos procuradores e dos servidores é um diferencial neste projeto. Tivemos uma participação em massa em todas as etapas de implantação. Na homologação, a USP disponibilizou seis máquinas para os usuários terem a experiência com o SAJ. Foram mais de 20 pessoas ajudando a testar o novo sistema. Com certeza, esse engajamento reflete diretamente nos resultados positivos que eles já estão percebendo”, avalia Luana Beskow, consultora do SAJ Procuradorias, que acompanha a implantação do projeto.

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