Projetos de implantação e sustentação de sistemas de gestão de processos eletrônicos

07/04/2015 | 4 min. de leitura

A execução de projetos de implantação e sustentação de sistemas de informação, via de regra, leva em consideração processos, pessoas, infraestrutura e o planejamento estratégico da organização. Logo, os principais processos de trabalho precisam ser conhecidos, mapeados e adaptados; as pessoas, por sua vez, devem ser capacitadas e devidamente instruídas acerca das mudanças e dos possíveis impactos oriundos da implantação; a infraestrutura (equipamentos servidores de rede, banco de dados, aplicação, softwares, etc) deve ser dimensionada para atender aos requisitos de performance e segurança do sistema; o sistema deve ser facilmente parametrizável e customizável, e principalmente, as ações executadas pelo projeto de informatização devem estar alinhadas com o planejamento estratégico da instituição.

Não se trata de uma tarefa de fácil execução. Projetos de implantação e sustentação de sistemas de informação, principalmente de maior porte, envolvem forte gama de investimentos, mobilização de pessoal, mudanças na rotina de trabalho e o comprometimento e apoio continuado da alta direção. Significativo esforço de implantação deve ser destinado para assegurar que os objetivos do projeto serão efetivamente alcançados, de acordo com os prazos, escopo e custos estipulados.

Em se tratando de projetos de implantação e sustentação mais específicos, como é o caso da implantação de sistemas de gestão de processos eletrônicos para Tribunais de Justiça, Procuradorias de Estado e Município, Ministério Público e Defensorias, a complexidade é grande, podendo apresentar alto risco de insucesso. Além do alinhamento com o planejamento estratégico da instituição, o projeto deve conhecer, mapear e considerar intrincados processos de trabalho, determinar os papéis executados por Magistrados, Procuradores, Promotores, Advogados e servidores, apresentar programas de capacitação e reciclagem de pessoal e, principalmente, garantir a aderência das principais funcionalidades do sistema à realidade do órgão, para que os resultados e benefícios da informatização sejam efetivamente atingidos.

Neste sentido, o planejamento estratégico da instituição e a parceria com empresa especializada neste tipo de projeto fazem grande diferença. E esta é a proposta da Softplan: em conformidade com os requisitos estratégicos do ente público, atuar como elemento catalizador dos resultados a serem obtidos, quando da execução do projeto e da implantação do sistema, empregando as experiências e o conhecimento adquirido pela execução de projetos similares, o que aumenta a garantia de sucesso e preservação dos investimentos efetuados pelas instituições.

Resistência

Deve se ter em mente o desafio: a implantação de um sistema de grande porte e a sua sustentação posterior implicam em modificações em procedimentos de trabalho consolidados, podendo gerar resistência e medo da mudança, o que pode atrasar ou até mesmo inviabilizar a continuidade da implantação do novo sistema. Por isso, a observância de uma metodologia para a execução do projeto, com o envolvimento e o comprometimento dos usuários do sistema e dos principais formadores de opinião, é de vital importância.

Tal envolvimento fornece os insumos necessários para que a empresa possa compreender a realidade da instituição, identificando gargalos e oportunidades de melhoria nos processos de trabalho, e então parametrizar o sistema considerando os resultados obtidos do levantamento de informações e do mapeamento dos processos. Uma vez parametrizado, o sistema é apresentado aos usuários em um ambiente de homologação, por meio do qual as regras de negócio são validadas, conferindo legitimidade ao sistema, com o envolvimento dos usuários.

Neste processo, a Softplan colabora de forma proativa, apresentado os resultados obtidos em projetos similares, diminuindo o tempo necessário para preparar e parametrizar o sistema para a realidade da instituição, compartilhando conhecimento e experiências que irão auxiliar ao órgão na compreensão e atingimento dos resultados previstos no planejamento estratégico. Assim, projetos que demorariam anos para serem executados, têm seu tempo encurtado para alguns meses, entregando resultados reais para a população em menor espaço de tempo.

Melhorias

Com a adoção de sistemas informatizados para a gestão de processos eletrônicos, surge uma série de oportunidades de melhorias nos processos de trabalho das instituições, uma vez que o processo eletrônico não está preso a amarras físicas e temporais – podendo ser acessado de qualquer local, a qualquer momento, com requisitos de segurança e privacidade. Considerando este contexto, novos processos de trabalho podem ser desenvolvidos.

Via de regra, uma vez implantado, o sistema de informatização passa para a etapa de sustentação, a qual prevê a execução de uma série de serviços especializados para garantir a correção de erros, a adaptação do sistema às mudanças de ambiente (software e hardware), a evolução de seus requisitos funcionais, a prestação de consultoria para a adequação de parâmetros do sistema a novos processos de negócio e o acompanhamento da operação do sistema e de seus processos computacionais, visando evitar o riscos de incidentes que possam interferir na correta execução do sistema.

O desenvolvimento do sistema é o primeiro passo; contudo, o sistema precisa ser corretamente implantado e continuamente sustentado, para que os investimentos realizados e os resultados almejados sejam atingidos, num ciclo de melhoria continua, conforme abaixo:

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A sustentação efetivamente mantém não somente os requisitos funcionais do sistema atualizados, mas também viabiliza a adaptação às mudanças de ambiente e processos de trabalho, para que o sistema esteja em conformidade com as expectativas e necessidades dos usuários, em alinhamento com o planejamento e necessidades estratégicas das instituições.

Assim tem sido a proposição da Softplan: processos de trabalho e planejamento da instituição, requisitos de negócio, capacitação dos usuários sendo continuamente acompanhados e refletidos por meio das funcionalidades e fluxos de trabalho do sistema, compartilhando experiências e conhecimentos de projetos similares, visando instrumentalizar o cenário da Justiça com sistemas que efetivamente atendem as necessidades dos usuários, resolvam os problemas das instituições e atendam a população.

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