Como ocorre a autuação em processos digitais judiciais?

18/05/2015 | 8 min. de leitura

autuacao-em-processos-digitaisA chegada do processo digital trouxe grandes mudanças na maioria das fases da tramitação processual. O ajuizamento, sem dúvida, foi um dos pontos mais fortemente impactados. No que se transformou o que antes se resumia a entrega de uma pilha de papel e o recebimento de um pequeno carimbo que comprovava o ingresso daqueles volumes no órgão jurisdicional? E como essa mudança afetou procedimentos como a distribuição, por exemplo? Afinal, como ocorre a autuação em processo digitais?

 Segundo a quarta versão do Dicionário Jurídico de Piragibe Magalhães e Tostes Malta, “autos são o complexo de folhas que contém o registro dos atos processuais”. Na mesma obra, o promotor de justiça e o advogado, respectivamente, definem que autuação é o “ato pelo qual se transformam uma petição e documentos que a instruam em autos, pondo-se na mesma uma capa em que se anotam vários dados pertinentes à petição, como o nome de quem a subscreve e a data em que a mesma foi entregue à repartição competente”.

 Retratando a época em que a obra foi lançada, em meados dos anos 1980, facilmente se percebe a quantidade de elementos envolvidos nessa “simples” tarefa que inicia a prestação dos serviços judiciais. Tratavam-se de muitas folhas de papel (petições e documentos), variados tipos de objetos (armas, bens, etc.), tinta, grampos, etiquetas, capas…Tudo bem conhecido pelos operadores do direito. Era apenas por meio da combinação desses elementos físicos que se formavam cada um dos milhões de processos judiciais distribuídos diariamente.

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Após a entrega da petição inicial e dos documentos, aquele conjunto de materiais passava por uma verdadeira linha de produção: recebiam capas, números, e, como pequenos (ou enormes) livros, transitavam por muitas mãos, ruas e prédios. Os mais diversos agentes envolvidos trabalhavam nos mesmos papéis. Cada advogado fazia suas petições e anexava a elas os demais documentos; no entanto, nesses mesmos instrumentos, posteriormente eram inseridos carimbos de numeração, certidões e até mesmo despachos curtos escritos à mão. Servidores da Justiça produziam e assinavam certidões, mandados, alvarás e toda a gama de outros tipos de documentos possíveis, os quais, frequentemente, também eram assinados por outros agentes. Oficiais de justiça assinavam e recebiam assinaturas em folhas que registravam suas diligências. Em suma, os mesmos papéis eram modificados por muitas mãos.

Apesar do intenso e necessário deslocamento, o conjunto dos autos só era oficialmente alterado pelos servidores do Poder Judiciário. Apenas as pessoas incumbidas pelo estado tinham a prerrogativa de incluir nos autos as peças apresentadas. Neste cenário, no qual a construção dos autos era compartilhada, o trabalho realizado nos cartórios possuía um forte viés organizacional. Naquele aglomerado de celulose, construído por muitos mas organizado por poucos, é que estava a registrada verdade. Quod non est in actis non est in mundo (provérbio do Direito romano que significa “o que não está nos autos não está no mundo).

 Mesmo com a utilização de computadores, que se iniciou nos tribunais de forma consistente no começo dos anos 90, a realização de tarefas continuou muito centrada no papel. Por muitos anos, confiou-se mais nas folhas impressas do que naquilo que estava registrado no sistema informático. Não bastava verificar o registro de carga de um processo no sistema, por exemplo. Imprimia-se o comprovante de remessa, assinaturas eram colhidas, e tudo isso formava o famoso livro de carga. Só ele dava a absoluta certeza de que alguém havia retirado os autos do cartório.

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 Conviveram computadores e folhas, estas, diga-se de passagem, geradas por eles mesmos, anos a fio. Há quem diga que isso era sinal da mais inútil burocracia. Fome de papel, advinda da necessidade de comprovar que algo ocorreu. Não julgo assim. Creio que apenas retratava o comum “medo do novo”, que é totalmente compreensível. Aliás, é importante mencionar que esta desconfiança nos registros existentes apenas em bancos de dados foi gradualmente se esvaindo, de forma que uma série de registros impressos foram abandonados, mesmo em processos físicos.

 De qualquer forma, mesmo com essa existência paralela dos sistemas e do papel, a criação de programas criados especificamente para a informatização de tribunais permitiu melhorias sensíveis nos serviços. A gestão dos processos passou a ser registrada em bancos de dados, possibilitando, entre outras coisas, o compartilhamento das movimentações pela internet. Sem dúvida um grande ganho, que ampliou a transparência e o acesso à justiça. Mesmo assim, ainda estava nas mãos dos serventuários do estado a atribuição de inserir os dados no sistema. O que estava impresso nas petições ainda precisava ser lido e digitado.

 Agora, pouco mais de 10 anos depois da sua introdução nas rotinas forenses, os computadores começam a dominar a cena. Não mais que de repente desaparecem as montanhas de papel. Agora são apenas as máquinas e nós. Alguns instrumentos, como mandados e cartas, por algum tempo necessitarão ser impressos. Mas são parte ínfima do que conhecemos no passado. O uso da tecnologia passa a dominar os ambientes, dos escritórios aos gabinetes. Encerra-se um ciclo marcado pela troca de papéis e pela transcrição de muito do que já havia sido previamente escrito por alguém.

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É essencial estudar detalhadamente quais as consequências dessa substanciosa mudança. E uma das melhores formas para entender esta nova realidade é traçar paralelos, comparar o velho e o novo. Assim sendo, vamos voltar ao que foi exposto anteriormente sobre o ajuizamento para retomarmos os questionamentos iniciais. Afinal, no que se transformou aquele conjunto de atividades sequenciais que personificava em algumas folhas um processo judicial? Que impactos decorrem dessa mudança? Atualmente, o que é a autuação em processos digitais?

 A primeira importante constatação é a de que não são mais os servidores do Judiciário os responsáveis pela alimentação dos dados básicos dos processos. Se antes era competência exclusiva deles cadastrar informações nos sistemas de gestão, atualmente não é mais. A partir de agora, a atuação dos próprios peticionantes passa a ter um efeito imediato no processo. Advogados, promotores e partes tornam-se os responsáveis pela produção e pelo envio dos insumos que definem o início do processo.

 Tais agentes passam a ser responsáveis não apenas por aquilo que está expresso nas petições e documentos – responsabilidade, aliás, que não sofreu alterações, continuando no mesmo formato dos tempos mais remotos. Entretanto, o processo digital exige que estes operadores estruturem os elementos de suas demandas, possibilitando, assim, seu processamento automatizado ou, pelo menos, facilitando muitas tarefas que dependem da atuação de outras pessoas.

 Certamente podemos afirmar que fazem parte dos elementos iniciais básicos da maioria dos processos judiciais: nomes, endereços, documentos e demais características relevantes das partes envolvidas; indicação do polo no qual cada uma delas figura; a classe e o assunto do processo; o juízo competente; o valor da causa; bem como quaisquer outros aspectos relevantes da causa que de alguma maneira sejam requeridos de forma estruturada pelo tribunal, a fim de aprimorar sua entrega ao juiz natural, bem como seus atos subsequentes.

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A lista acima não é conclusiva, longe disso, apenas explicita uma parte do que compõe um processo e pode ser estruturado. Vamos avaliar superficialmente alguns desses elementos. Os nomes das partes, por exemplo. O registro das milhares de pessoas que buscam solucionar seus litígios não é mais feito apenas pelas mesmas mãos que repetidamente folheavam e carimbavam o que tinha sido entregue a elas. Pulverizou-se a inserção de textos que qualificam os jurisdicionados nos bancos de dados da Justiça, afetando tarefas que marcam o início do processo, como a identificação de processos conexos e a citação, mas também serviços meio, como a produção de certidões judiciais.

 A identificação de litispendência e coisa julgada pelos sistemas informáticos necessita de dados pessoais coerentes. O principal critério utilizado neste ato é a identificação de processos nos quais figuram as mesmas partes, ou seja, com os mesmos nomes e demais atributos. Mas não é apenas o nome das partes que importa. A classe processual, outro elemento alimentado de forma estruturada na propositura de uma ação, também deve ser devidamente escolhida pelos postulantes. Ela é outro possível critério configurado pelo administrador para que o algoritmo possa, com pouca margem de erro, apontar que um novo processo está efetivamente relacionado a outro.

 Ainda na fase inicial do processo, a citação também é um ato que pode ser afetado pela qualidade dos dados enviados aos sistemas. Preencher o endereço da parte contrária omitindo ou inserindo elementos em um local inadequado do sistema pode atrasar o estabelecimento da relação processual, trazendo prejuízos para o autor. Em tempos de processo digital, é de se esperar que os servidores do judiciário não precisem mais conferir se o que está escrito na petição é o mesmo que foi transmitido pela rede mundial de computadores. Logo, se o sistema utilizar esta informação estruturada para emitir a carta de citação, ao processar dados inconsistentes, provavelmente gerará um instrumento incapaz de produzir seus efeitos, pois será recusado pelo serviço postal.

 A produção de certidões judiciais é outro serviço jurisdicional no qual o envio de dados corretos possui forte influência. A eficácia deste serviço prestado pelos órgãos jurisdicionais está intimamente ligada na forma como os nomes de pessoas naturais e jurídicas são cadastrados.

 Os exemplos acima não esgotam o tema, pelo contrário, apenas ilustram de maneira bastante superficial algumas das mudanças decorrentes no processo. Demonstram que é possível afirmar que ainda existe autuação no processo digital, esta, porém, passou a ser responsabilidade de outros agentes, os peticionantes. Estes devem estar cientes da importância do envio de dados consistentes, em harmonia com o que está nas petições e documentos, a fim de garantir a adequada tramitação do processo.

 Em um próximo artigo vamos avaliar como tais mudanças estão sendo tratadas na prática dos tribunais e pelos regulamentos atinentes ao processo digital.

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