Workflow para procuradorias passa a gerenciar rotinas de trabalho na PGE de SC

17/07/2015 | 3 min. de leitura

Capacitação dos servidores da PGESC para o uso do workflow para procuradorias
Capacitação dos servidores da PGESC para o uso do workflow para procuradorias

Na próxima segunda-feira, o som do despertador não será apenas o anúncio do início de uma nova semana para os servidores da Procuradoria-Geral de Santa Catarina (PGESC), mas o começo de uma nova fase. As rotinas de trabalho dos serventuários, que há mais de uma década eram administradas pela ferramenta “agenda”, passarão a ser gerenciadas por uma nova funcionalidade dentro do Sistema de Automação da Justiça para Procuradorias (SAJ Procuradorias): o workflow para procuradorias.

A mudança faz parte de um projeto de expansão do SAJ Procuradorias na PGESC. Na primeira etapa, a implantação ocorre na parte do sistema que gerencia processos judiciais do Contencioso (quando a procuradoria defende o Estado) da capital e setores envolvidos. Nessa fase, foram capacitados 173 servidores para o uso do workflow, que poderão contar também com um acompanhamento assistido de duas semanas por analistas da Softplan.

Em uma segunda etapa, ainda na capital, o projeto se estenderá para o módulo de Execução Fiscal, que trata de cobranças judiciais de créditos tributários e não tributários, depois para as 14 comarcas regionais do interior do estado e, logo após, para a Procuradoria Especial da PGESC em Brasília.

O procurador Ricardo Gama diz que a PGESC optou pela mudança para que o órgão pudesse trabalhar com a ferramenta mais recente do sistema, assim como outras procuradorias já fazem. “Não vamos ficar para trás, esse é o caminho”, declara. Gama frisa que a ferramenta dá identidade aos usuários dentro do sistema, possibilitando que fique claro quem é o responsável por cada tarefa.

Gama garante que as mudanças foram bem aceitas pelos servidores da instituição. “Depois do treinamento foi feita uma avaliação e saíram depoimentos muito confiantes. A percepção geral foi que eles aprovaram”, afirma.

Por meio do workflow para procuradorias, todas as rotinas processuais passam a ser gerenciadas em um único local. A forma de organização das tarefas permite que os procuradores priorizem demandas, que são agrupadas em pastas específicas (filas de trabalho) e listadas por prazo. Dentre as vantagens da ferramenta, também está a facilidade na execução de atividades em lote. Como as tarefas são classificadas, é mais fácil a seleção de documentos, processos e pendências para que uma mesma ação seja aplicada a todos eles.

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Confira as cinco vantagens do workflow para procuradorias

Além dos benefícios já existentes no workflow, a funcionalidade foi otimizada para dar mais eficiência à gestão das atividades dos assessores e procuradores, por meio do recurso de fluxo de assessores. Ele torna possível a automatização das rotinas dos servidores, permitindo que a delegação de tarefas entre procuradores e assessores ocorra de forma automática, de acordo com a classe processual, matéria, valor da ação e características do teor de citações e intimações.

Outra grande evolução do SAJ Procuradorias, que será implantada nesta etapa, é a gestão efetiva e automatizada de ofícios de instrução e cumprimento entre a procuradoria e secretarias de estado. Essa funcionalidade suprirá rotinas que, atualmente, demandam muito tempo e trabalho manual dos serventuários da procuradoria, permitindo a geração e envio automático de ofícios de cumprimento, controle de resposta e comunicação entre as entidades por meio de fluxo específico.

Adoção do workflow para procuradorias na PGESC é a parte recente de uma longa história

Os laços entre o SAJ Procuradorias e a PGESC somam quase duas décadas. Foi na instituição catarinense que surgiram as primeiras versões do sistema. Em 2003, a solução passou por uma reformulação estrutural, aonde recebeu os recursos atuais como pasta digital, editor de textos e peticionamento eletrônico.

Doze anos depois, a PGESC investe na modernização, adotando recursos inovadores, que resultarão em significativos ganhos de produtividade e qualidade para a instituição.

“A procuradoria participou da criação desse sistema lá atrás e agora vem de novo, na vanguarda, trazendo o sistema para um outro patamar”, declarou o coordenador de Consultoria Ésio Cunha. Segundo ele, a parceria entre a Softplan e a PGESC permitiu, nos últimos meses, a ampliação do workflow, incorporando recursos de vanguarda.

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